辦公室系統(tǒng)召開專題工作促進(jìn)會(huì)

 為了 全 面推進(jìn)“三項(xiàng)記錄”整改工作進(jìn)度，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，夯實(shí)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，提升行政工作管理效能，辦公室系統(tǒng)組織召開了專題工作促進(jìn)會(huì)，本次促進(jìn)會(huì)分兩個(gè)實(shí)施階段，會(huì)前崗位業(yè)務(wù)指導(dǎo)及工作作風(fēng)整頓專題會(huì)議。辦公系統(tǒng)工作作風(fēng)整頓專題會(huì)議于2024年11月20日上午9：00在公司會(huì)議室召開，集團(tuán)公司成小東董事長、孫軍民總經(jīng)理、王成副總經(jīng)理蒞臨指導(dǎo)。

 會(huì)前，為了確 保 此次會(huì)議對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)作用，強(qiáng)化業(yè)務(wù)針對(duì)性，公司辦公室人員深入汽配中區(qū)、北區(qū)、物業(yè)等單位進(jìn)行了現(xiàn)場交流指導(dǎo)，重點(diǎn)查看“三項(xiàng)記錄”整改情況，辦公室區(qū)域7S、以及重要會(huì)議、文件精神傳達(dá)落實(shí)、印鑒管理、文件管理、檔案管理等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，解答專業(yè)問題，力求全 面、真實(shí)地掌握系統(tǒng)內(nèi)人員工作、學(xué)習(xí)情況。同時(shí)針對(duì)系統(tǒng)內(nèi)人員暴露出的知識(shí)掌握不牢固、業(yè)務(wù)技能不熟練、7S不到位等問題進(jìn)行現(xiàn)場糾正，一邊示范講解、一邊實(shí)踐學(xué)習(xí)，有不明白之處可以當(dāng)場詢問、補(bǔ)充、糾正，在互動(dòng)中發(fā)現(xiàn)不足、不合理之處，明確規(guī)范要求，矯正工作方法，理順學(xué)習(xí)思路，帶領(lǐng)大家突破認(rèn)知誤區(qū)，幫助改進(jìn)提升。各單位辦公室從本職崗位出發(fā)，主動(dòng)觀察、思考，帶著問題參加會(huì)議。

 會(huì)上，成董事長和孫總針對(duì)近期“三項(xiàng)記錄”暴露出的問題、辦公室業(yè)務(wù)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)中出現(xiàn)的問題，結(jié)合行政管理工作職能需要，對(duì)辦公室系統(tǒng)工作與隊(duì)伍作風(fēng)建設(shè)提出整改要求。

 孫總指出：辦公室是負(fù)責(zé)上傳下達(dá)、工作協(xié)調(diào)調(diào)配的關(guān)鍵樞紐部門，如同公司的“大腦”，作用至關(guān)重要。辦公室首先要準(zhǔn)確把握角色定位，弄清楚“做什么”，要清楚崗位職責(zé)，強(qiáng)化素質(zhì)與業(yè)務(wù)技能；公司文件、會(huì)議精神及各項(xiàng)規(guī)章制度要做到百分之百的理解，弄清楚文件要求、要達(dá)到的結(jié)果，才能去傳閱；督促、提醒領(lǐng) 導(dǎo)按照標(biāo)準(zhǔn)流程去執(zhí)行；幫助領(lǐng) 導(dǎo)計(jì)劃工作，將工作及時(shí)提上日程。辦公室是標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的發(fā)起部門和監(jiān)督部門，在執(zhí)行中，其他部門的問題也會(huì)追究到辦公室，辦公室覺得委屈，這是工作職能所致，要有承受的能力；辦公室還是一個(gè)行政命令的發(fā)起部門，領(lǐng) 導(dǎo)發(fā)起指令由辦公室執(zhí)行，絕 對(duì)不能盲從，對(duì)明顯有問題的指示，或者錯(cuò)誤的安排，一定要向領(lǐng) 導(dǎo)提出友善的提醒。各單位不能隨便改變公司下發(fā)的一些原則性要求，不得私自找借口做減法、走捷徑，要保持與公司在大方向、大統(tǒng)籌下的一致性，可以根據(jù)自身實(shí)際情況、業(yè)態(tài)等增加一些內(nèi)容，而不是刪減一些內(nèi)容，這是對(duì)辦公室的一個(gè)新要求。

 辦公室主任要提高站位，在協(xié)助領(lǐng) 導(dǎo)制定決策、推進(jìn)工作時(shí)要保持頭腦清醒、公正客觀，敢于在關(guān)鍵時(shí)刻提出建議，適時(shí)提醒糾偏，確 保 集團(tuán)公司各項(xiàng)戰(zhàn)略部署落到實(shí)處，達(dá)到預(yù)期效果。各單位辦公室從自身做起，強(qiáng)化7S管理、完 善三項(xiàng)記錄等工作，做出表率，力求做到接近或者符合標(biāo)準(zhǔn)。只有自己做到了、做好了，才能要求大家做到，起到示范帶頭的作用。

 成董事長結(jié)合自身多年行政工作經(jīng)驗(yàn)，舉例立規(guī)，有理有據(jù)。他強(qiáng)調(diào)辦公室是“司令部”，是發(fā)號(hào)命令的重要部門。對(duì)領(lǐng) 導(dǎo)安排的工作，先由辦公室主任捋順，再往下傳達(dá)。辦公室人員要吃透、解讀好文件內(nèi)容，充分領(lǐng)會(huì)精神內(nèi)涵，根據(jù)文件的不同內(nèi)容，提醒領(lǐng) 導(dǎo)傳達(dá)方式，對(duì)知曉性文件要宣讀，對(duì)承辦性文件不僅要宣讀，還要有工作安排和部署；強(qiáng)化溝通協(xié)調(diào)，提醒、幫助業(yè)務(wù)執(zhí)行人員充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng) 導(dǎo)意圖，貫徹執(zhí)行工作安排。辦公室主任要在做好本職工作的同時(shí)帶好隊(duì)伍，做好傳幫帶工作，使員工更好地勝任工作，發(fā)揮好辦公室服務(wù)、參謀職能。

 成董事長強(qiáng)調(diào)辦公室主任要具備四種能力：

 一是高情商。要能處理人情世故，突發(fā)事件，腦子反應(yīng)快還要高情商，排除困難，盡努力尋找處理方式解決問題。

 二是語言表達(dá)能力。匯報(bào)工作、反映問題、提出建議要注意方式方法，話有三說巧說為妙，要靈活溝通，積極促進(jìn)問題解決。

 三是理解、寫作、解讀能力。在日常工作學(xué)習(xí)要多看、多學(xué)、多練、多提高，熟練掌握工作總結(jié)、行政文件等材料的撰寫技能與格式規(guī)范，能夠看懂、解讀文件，抓住核心內(nèi)容、關(guān)鍵信息，為領(lǐng) 導(dǎo)決策提供支持協(xié)助。

 四是吃苦、敬業(yè)精神。工作中把很多委屈深深埋在你的心里，不要去抱怨、埋怨，要“管住嘴，邁開腿，動(dòng)起手”，多付出、多操心、提高業(yè)務(wù)水平與處事能力，強(qiáng)化工作時(shí)效性，提高工作主動(dòng)性，為領(lǐng) 導(dǎo)做好參謀協(xié)助工作的同時(shí)兼顧其他后勤支持保障工作。嚴(yán)守企業(yè)秘密，不打聽、不討論、不泄密。

 成董事長指出辦公室主任就是干“臟活累活”的，也是領(lǐng) 導(dǎo)的“出氣筒”。既要擔(dān)當(dāng)好領(lǐng) 導(dǎo)班子成員之間、領(lǐng) 導(dǎo)與中層之間的“潤滑劑”，又要扮演好各項(xiàng)工作的“變壓器”，還要充當(dāng)好“受氣包”。

 隨后，公司辦公室主任李青帶領(lǐng)參會(huì)人員逐段落、逐句深入分析研讀了成董事長文章《改庸懶散作風(fēng)破執(zhí)行難堅(jiān)冰激發(fā)創(chuàng)新活力提高履職效能》，理清結(jié)構(gòu)，解析關(guān)鍵詞句，闡述深層內(nèi)涵，并引申出辦公室系統(tǒng)業(yè)務(wù)特點(diǎn)及發(fā)現(xiàn)的共性問題，引導(dǎo)大家對(duì)照反思，剖析自身問題、列出問題清單，分析原因，找準(zhǔn)癥結(jié)，提出解決辦法與整改措施。李主任強(qiáng)調(diào)，在工作上，各單位辦公室人員要加強(qiáng)溝通協(xié)作、建立計(jì)劃表單、優(yōu)化時(shí)間管理、確 保任務(wù)推進(jìn)、在推進(jìn)工作與溝通協(xié)調(diào)之間尋求平衡、化解矛盾，疏通堵點(diǎn)，完 善業(yè)務(wù)流程提升工作效能、強(qiáng)化學(xué)習(xí)積累提升履職能力；在思想上，系統(tǒng)內(nèi)人員要提高思想認(rèn)識(shí)，擺正心態(tài)、主動(dòng)作為，從思想上、行動(dòng)上與集團(tuán)公司保持高度一致。辦公室工作時(shí)常接觸、處理大量公司機(jī)密與未披露的信息，稍有不慎處理不當(dāng)就會(huì)為企業(yè)帶來不可估量的損失或造成不可挽回的后果，在日常工作中要繃緊紀(jì)律之弦，忍得了孤獨(dú)誤解，守得住秘密底線，忠誠企業(yè)，要強(qiáng)化大局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，提高格局站位，沉下心來，兢兢業(yè)業(yè)把每一件小事做好、做細(xì)、做到極 致。

 王成副總經(jīng)理肯定了辦公室系統(tǒng)現(xiàn)場崗位業(yè)務(wù)指導(dǎo)與專題會(huì)議相結(jié)合的整改方式，指出要深刻領(lǐng)會(huì)成董事長和孫總的講話精神，體悟期望之重、責(zé)任之重、使命之重，以高度的責(zé)任感、強(qiáng)烈的使命感和時(shí)不我待的緊迫感抓好系統(tǒng)內(nèi)的學(xué)習(xí)、貫徹和落實(shí)。

 辦公室要從自身做起，自查自省，對(duì)癥整改。處理好政務(wù)性工作與事務(wù)性工作，在對(duì)接、協(xié)調(diào)重點(diǎn)工作、做好日常管理、處理基礎(chǔ)性行政工作的同時(shí)，做好辦公秩序維持、會(huì)務(wù)服務(wù)、對(duì)外接待及后勤保障工作，帶動(dòng)公司重點(diǎn)工作的有效推進(jìn)。

 王副總指出辦公室人員要具備兩個(gè)核心能力：一是溝通協(xié)調(diào)能力；二是文字處理能力。

 辦公室系統(tǒng)要堅(jiān)持四個(gè)原則：

 一、實(shí)事求是原則。客觀、全 面看待問題，向領(lǐng) 導(dǎo)提供*真實(shí)、準(zhǔn)確的信息，提前拿出備選方案，供*選擇決策。

 二、效率原則。準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng) 導(dǎo)意圖，明確完成時(shí)限，辦事“刀下見菜”，不拖拉，讓*的決策迅速落實(shí)、順利實(shí)施。

 三、保密原則。包括事前保密——避免影響領(lǐng) 導(dǎo)決策；事中保密——避免無關(guān)人員知曉工作內(nèi)容，影響實(shí)施效果。

 四、分工協(xié)作原則。辦公室工作“分工不分家”，要強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)協(xié)作，相互支持，相互成就，提高部門工作效能，發(fā)揮部門作用。

 知不足而奮進(jìn)，望遠(yuǎn)山而力行！通過此次學(xué)習(xí)交流，辦公室系統(tǒng)全體人員受益匪淺。散會(huì)后，大家深受啟發(fā)，熱情高漲，感慨良多，留在會(huì)場久未離去，相互交流業(yè)務(wù)特點(diǎn)、提出問題、討論解決辦法。本次的工作促進(jìn)會(huì)推進(jìn)了相關(guān)工作的進(jìn)度，在思想上敲響了警鐘，擰緊了螺絲，鼓舞了士氣，為下一步辦公室持續(xù)改進(jìn)工作作風(fēng)，提質(zhì)增效奠定了良好的思想基礎(chǔ)。

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